沉香一直深受中國宮廷的喜愛，清官更是每年都使用大量沉香，而且在沉香的來源渠道、保管和具體使用上都形成了一套完備的制度體系。在這種體系架構之下，沉香被廣泛應用於宮殿、祠堂、藥房等地，使得清代的紫禁城散發着悠遠的香氣。
沉香在清宮中的使用非常頻繁，數量很大，那這些沉香究竟是怎樣進入清官的呢？通過梳理檔案材料可以發現有三種主要來源：由藩屬國進貢的沉香，地方官員的進貢，採買。
藩屬國進貢
清代疆域空前擴大，周邊的國家大都成爲其附屬國，在這其中盛產沉香的安南、暹羅等國都位列其中。由於這些國家本身生產香料，所以在奉表、納貢等活動中幾乎每次都會進貢一定數量的沉香，這也是宮廷使用的“番沉香”的主要來源。如“越南國年例貢物沉香六百兩”，“暹羅國王遣使祝壽進貢沉香二十斤”，“安南國恭進乾隆四十五年四十八年兩貢沉香六十斤”，從進貢的數量上看是非常大的。究其原因，一是這些國家本身盛產沉香，在“任土做貢”的原則下，沉香作爲貢品本身就非常合適。二是清宮對沉香的需求造成了這種局面。自古以來，香料作爲名貴的奢侈品受到宮廷的喜愛，沉香尤甚，所以清廷也有意通過各種渠道向附屬國表達對沉香的喜好，這些國家也就投其所好的進貢了大量的沉香。
除了這些原產國進貢沉香外，一些不產沉香的國家往往會購買一定數量的沉香作爲禮品呈送給清廷，如康熙九年（1670），義國王（意大利）遣使奉表進貢，其中就包括一定數量的沉香。這些國家購買沉香的目的也是爲迎合宮廷對香料的喜好。
因藩屬國的沉香產量有限而進貢頻繁，清廷爲此刻意下旨：“任土作貢，原視物產所宜……即此外沉香等物，若未能備數，不妨就該國所有，如土紈、絹布均可進奉，不必拘定成例，所謂不惟其物惟其意也”。從這條旨意上看，清宮還是希望以沉香作爲首選的進貢物品，在沉香不足的情況下，方使用其他物品替代。
官員進貢
中國的進貢制度一直貫穿於整個古代社會。所謂“貢”，原本是與賦稅制度相關,後“貢”的意義逐步變化，賦稅的含義降低，幾乎變成臣下或屬國向君主進獻的專用詞。後隨着 進貢制度的完善，出現了“九貢”（祀貢、嬪貢、器貢、歷貢、材貢、貨貢、服貢、遊貢、物貢）之制。其中的“物貢”一類，專指地方向中央進獻的土產實物。香料是古代各地方向朝廷進獻的名貴特產之一，專供皇室之用。
清代延續了前代的“任土做貢”的進貢制度，沉香作爲我國兩廣及海南地區的特產，每年都要向宮廷進貢一定數量的沉香。清代，沉香例貢由地方官負責採辦解送至京。如康熙時，廣東布政司每年需解沉香一百斤，到乾隆時廣東布政司每年解送的沉香達到三百斤。而雍正時，福建布政司每年需解沉香一百斤入貢。從進貢數量上是很大的。康熙七年，崖州知州張擢士因崖州沉香貢沉重上書朝廷：“況瓊屬十三州縣供香百斤，而崖獨有十三斤之數”。可見當時海南地區的香貢的沉重。
爲降低採辦沉香對百姓的滋擾，乾隆三十一年曾特地下諭海南的地方官：“應飭黎峒總管、哨管、黎頭諭令熟黎普行剃髮，杜其假冒生黎滋事，每年例辦進貢花梨沉香，向系差票赴黎購買，黎頭挨邨撥夫送官領價，易滋擾累，應將每年額貢曉示，豫發價值派總管、哨管、黎頭分辦運赴免致差役擾累”。從這條材料中，我們可以發現這樣幾條信息：一是海南沉香的主產區在黎族生活的區域，清政府對這些地區具有充分的管轄權；二是清代地方官負責具體的沉香採辦，每年有固定的採買限額，地方每年有專門的採辦進貢沉香的銀兩支出，具體負責採買的是當地的差弁，而協助採買的則是當地的黎人頭目；三是採買過程中曾經發生了一些不盡如人意的事情，擾累了地方百姓，所以皇帝纔會下旨“免致差役擾累”。咸豐時還特意裁減了押運沉香貢的“廣東省委員解送沉香飯食銀”，以減輕百姓的負擔。
除了土貢的沉香外，還有很多非土貢的沉香進入宮廷，清代，宮廷節慶活動衆多，地方官會在各類節慶活動時向宮廷進貢一定數量的沉香，如在三大節（元旦、端陽、萬壽）進貢的沉香。還有一些不定期進貢中也會有一定數量的沉香，如來京陛見貢、謝恩貢、傳辦貢等，這些沉香大都隨着其他的貢品一起入貢。除了例貢的沉香外，兩廣地區的一些地方官員也會採辦一些沉香作爲貢品進貢到宮廷。
除了兩廣、福建等地的地方官進貢沉香外，爲迎合宮廷的喜好，一些非沉香產區的官員也會購買一些沉香進貢到宮廷。這些京城或其他非沉香產區的官員進貢的沉香大都是從商鋪中購買的。
採買
清官除了收取進貢的沉香外，還會派相關司員進行採買，以備使用，清官內所用沉香例由管理香料的廣儲司茶庫司員負責採辦交進。此外，一些皇商也會爲宮廷採辦一些沉香。如乾隆時總商洪充實在乾隆二十四年到二十六年共採買“上沉香九十八斤，用銀三百三十兩四錢，次沉香二十斤，用銀十二兩”。康熙時，因大量採辦沉香多過而下旨量用採買，“即如朕內用沉香，每年二百斤，用尚有餘，今辦解者已過數倍，此等物件俱令察明，量用採買”。從整個清代來看，採買的沉香數量並不太多，且多集中在前期，後期囿於國家財力的限制，採買的沉香數量比較有限.
