皇帝派遣大臣出外辦事，有時是查辦大事要案，有時則是辦理他不方便親力親爲的事情。這些大臣在元朝以前被稱爲“使者”或“天使”，明清時被稱爲“欽差大臣”或“欽使”。“欽”，意爲皇帝，“欽差”即是皇帝差遣的意思。元朝以前派遣使者的頻率不高，明清則欽使四出，“替天巡狩”。如是，“欽差大臣”逐漸成了漢語中的一個常用詞。
欽差大臣最大的優勢，是突破體制束縛，能夠做到專事專辦、特事特辦。欽差一般去查辦大案要案，比如封疆大吏的貪污腐敗，地方疑難大案等;或者處理突發事件，比如鎮壓地方騷亂與反叛，重大工程建設及搶險賑災等。不論哪種情況，都是最高統治者對現有機制和人員失去了信任，所以纔要加派欽差大臣處理。
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那麼，欽差大臣的實際功效如何呢?
欽差大臣發揮功效的關鍵，這就要求欽差的派遣、辦差做到獨立、保密、公平、公正。比如，清朝處理地方大案，派往甲地的欽差往往公開宣佈派往乙地;具體事由常常語焉不詳，防止相關人員揣測聖意，預作準備。
乾隆後期，山東巡撫國泰被彈劾貪腐。乾隆命令和珅、錢灃等人爲欽差，赴山東覈實情況。錢灃知道國泰在京城耳目衆多，爲避免消息提前泄露，就派人盯死北京前往山東的交通，把通風報信的可疑分子一概拿下。這麼做，就是爲了保密。即便如此，國泰還是提前得到消息，做好了迎接欽差大臣的“準備”。清朝地方官員，“大凡在外省做督、撫的人，裏頭軍機大臣上，如果有人關切，自然是極好的事，即使沒有，什麼達拉密章京，就是所稱爲小軍機的那幫人，總得結交一兩位，每年饋送些炭敬、冰敬，凡事預先關照，便是有了防備了。”
欽差大臣到地方，聽到的全是“忠君報國”“清廉奉公”的話，看到的都是欣欣向榮、乾淨整潔的內容，一切都千篇一律地和朝廷保持高度一致。地方官員殷勤接待，賓主觥籌交錯，各取所需。最後，欽差大臣無不滿載而歸。清代官員張集馨在《道鹹宦海見聞錄》中記載，他在山西當官時，每次有欽差大臣到山西辦事，都由太原知府出面，向山西的官庫預先領取“辦公銀”兩萬兩用來接待。欽差走後，根據實際花費攤派到山西各個州縣，每次都在三五萬兩銀子左右。這麼多的銀子，除了欽差大臣一行在山西的吃喝玩樂之外，就是給欽差大臣的賄賂。欽差大臣都不直接收受賄賂，山西省直接把銀子送到欽差在北京的家裏。
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同樣，欽差大臣也是官僚體系中的一份子，不可能脫離龐大的關係網絡，置現有的遊戲規則於不顧。他們不可能真正做到獨立辦事、公平辦差。比如，上述國泰案中，給國泰通風報信的，恰恰是同爲欽差大臣的和珅。到了山東後，和珅也是敷衍了事，配合國泰把違法亂紀行爲掩蓋過去。
和珅是個“明白人”，知道欽差大臣只是“消防隊員”而已，治標不治本。查辦了國泰，難免會出現第二個。相信古代的多數欽差大臣，都與和珅一樣是“明白人”，對欽差大臣的功效有清晰的認識，對根治問題不抱希望。據張集馨記載，當時有查辦地方大案的欽差大臣，根本不去事發州縣，也不提審人犯，只是在官邸中織帽子而已，時間一到就回京交差。
清末諷刺小說《官場現形記》第十八回中，有個京官突然被指定爲欽差大臣，吃驚且茫然，趕緊打聽這事兒的幕後內容：
這趟差使原是上頭有意照應他，說：“某人當差謹慎，在裏頭苦了這多少年，如今派了他去，也好叫他撈回兩個。”等到聖旨一下，還未請訓，他先到老公*屋裏，打聽上頭派他這個差使是個甚麼意思。
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老公鼻子裏撲嗤一笑道：“現在還有難辦的事情嗎?佛爺早有話：‘通天底下一十八省，那裏來的清官?但是御史不說，我也裝做糊塗罷了。就是御史參過，派了大臣查過，辦掉幾個人，還不是這麼一件事。前者已去，後者又來，真正能夠懲一儆百嗎?’這纔是明鑑萬里呢!你如今到浙江，事情雖然不好辦，我教給你一個好法子，叫做‘只拉弓，不放箭’：一來不辜負佛爺栽培你的這番恩典;二來落個好名聲，省得背後人家咒罵;三來你自己也落得實惠。你如今也有了歲數了，少爺又多，上頭有恩典給你，還不趁此撈回兩個嗎?”正欽差聽了，別的還不在意，倒於這個“只拉弓，不放箭”兩句話，着實心領神會。
這一情節清楚地表明，在晚清社會，出任欽差被視爲最高統治者的“恩典”，是“上頭有意照應”。就此推演，後人完全可以把欽差辦差視爲“重新分肥”制度。
於是，欽差大臣在實踐中嚴重偏離設計初衷，發生種種匪夷所思的事情，都不足爲奇。派遣欽差大臣實效不大。
